新入社員にありがちなのが、上司の指示を一発で聞けず、再度聞いてしまうこと。
再度確認するならまだしも、そのまま突っ走って重大なミスを犯すこともしばしば…
このページにたどり着いたあなたもきっとそこでお悩みなのかな？と思います。
ミスなし・モレなし・二度手間ナシ！
そんなふうにメモを取れたらいいですよねぇ。
いや、メモに限らず仕事もそうして進められたらいいですよね。
そういう意味では、今回の話は
新人に限らず必要なスキルで、かつ、指示を出す側にも意識して欲しいお話でもあります。
先輩の常識、僕らの非常識？？あなたの「アタリマエ」を新人くんは知らないかも？
僕も一応後輩や部下を持つようになって、何度となく同じことを質問されるとちょっとイライラしてくるなんてこともありました。
そういう立ち回りが上手くない後輩に、よくアドバイスしていたことを今日は紹介します。
新人のひとには、心がけてほしいことであり
先輩や上司にあたるひとは、指示を出すときに気をつけてほしいことであります！
下手に出て色々と確認しましょう
上司からの指示は完璧に理解できたでしょうか？？
聞いたことの無い言葉や、なんとなくしか分からない単語がありませんでしたか？
そう、向こうの常識で動いている可能性あります
先輩や上司など、長くその業界にいるひとにとってはアタリマエでも、あなたにとってはアタリマエではないかもしれません…！
指示をする側も受ける側も意識するべきことです。
メモや仕事は「５W2H」と「Goal」を意識して！
さて、今日の本題です。
これはもう仕事の基本かもしれませんね。5W2H。
英語の疑問詞の頭文字ですが、これはビジネススキルでも使えるものです。
段取りを組むにも報連相でもなんでも5W2H
5W2Hを意識してメモを取りやがれ
Whenーいつ？（期限・納期・着手時期）
Whereーどこで？（会場・納品先）
Whoー誰が？（担当者・先方・）
Whatー何を？（仕事、成果物の内容）
Whyーなぜ？（目的・狙い・背景）
Howーどうやって？（手段・段取り）
Howmuchーいくらで？（コスト・予算・単価）
この5W2Hに即してメモを取っていく・指示を出すことで抜け漏れを大いに減らすことができるはずです。
「これ、作っといて」で会議資料が作れるか？
部長：伊藤くん、ちょっといい？
ーは、はい！
部長：これ、来週の会議のやつね、よろしく！
ーかしこまりました！
で、伊藤くんはこのあと慌てふためく…という、こんな光景よく見かけますw
来週の会議ってどんな会議でしょうね。
参加者は？目的は？定例なの？
資料を作れってこと？作るなら何でつくるの？？いつまでに部長に目を通してもらうの？
実はそのあたりが全くわからないですよね？
「これ、よろしく」でうかつに返事しないこと！
そりゃあ、その業界長いひととか、その部署が長いひとは
暗黙の了解であったり、やることがすぐに分かるかもしれません。。
でも、自分もそうだとは限らないんです！
部長：伊藤くん、ちょっといい？
ーは、はい！
部長：これ、来週の会議のやつね、よろしく！
ーかしこまりました！ちなみにこれのデータをまとめるのでいいんですか？
部長：そうね、A社(who)との定例会で使う資料(what)だから、先月のを参考に宜しく。
で、一旦俺がチェックしたいから３日前までには出して（when）。
ーどんな会議なんです？
部長：予実管理だね。実績に即して来期のコストを見直してく。（why）
ーなるほど。
部長：あ、ちなみに先方はセキュリティの都合上、会議中にデータ開ける環境がないから、紙ベースで資料はよろしく。
こんなふうに確認すべきことはいくらでもあるはずです。
特に新人で気をつけるべきは、WhyとWhenとHowmuch
で、いくらなの？
で、いつ出来るの？
で、これだと効果ないよね？
など、新人の人間にはこのあたりの視点は落ちがちです。
手段と目的を履き違えないためにも確認はしておいたほうがいいでしょう。
そして、新人のひとはぜひ「急ぎですか？？」というのは確認したほうがよいでしょう。
重要度・緊急度というのは一通り業務をマスターしてからでないと判断できません
5W2Hで足りない情報は聞いておく。
こうして5W2Hを意識しておくことで抜け漏れを減らすことができるはずです。
慣れているひとはいいですが、例えばノートやメモに常にこれを書いておくのもいいかもしれませんね！
