こんにちは。
みなさん仕事で何に一番時間使ってますか？？
会社に出社して、帰宅するまでにやることの中で、、。
「会議」・「外回り」といろいろあると思います。
が、新しいアイデアを生み出そうと一日机で思考を高めてる、なんてひとは
マネジメント層であってもなかなかいないですよね。
そう、会社で仕事をしていると、様々な「雑務」や「事務処理」に負われることになります。
大抵のサラリーマンは、この「事務処理」にかなりの時間を割かれているんじゃないでしょうか。
日中は外へ営業に出て、夕方戻ってきてから、
やれ資料を作らにゃ、稟議書書かなきゃ…
「事務処理やるなら残業時間」なんて標語があってもおかしくないくらい、それがアタリマエですよね。笑
この時間が短縮出来たら早く帰れるのになあ、なんて思っていると思います。
特に新人の頃なんて頭使うことなんてなく、機械的な作業が多くなるでしょう。
おまけに使ってない頭をそこでも使わないもんだから要領よくもやれない。
さて。。前置きが長くなりましたが、今日は
事務処理速度を上げるとっておきの方法
を紹介しようと思います。
事務処理スピードを上げるコツ、それは…
僕が務めていた会社はとにかく書類文化で、何から何まで紙に残す、そんな会社でした。
ゆえに事務処理がとにかく多い。
こりゃなんとかせんとあかんと思って色々試みてみました。
チェックリスト化したり計画たてたり、マトリックス化して優先順位つけたり。
でも至極単純な方法で圧倒的に作業スピードを上げることが出来たんですね。
受験しているつもりでやれ！
集中してやればいいんです。笑
正直な話、絶対に集中力が足りてないんですよ。
そりゃアタリマエです。電話が入ったり邪魔は入るは、外回りで疲れてるわですから。
じゃあ、どうするか。
10分でも15分でも死ぬ気でやる時間を作ればいいわけです。
ただこれがなかなかムズカシイ。
で、僕は試験を受けているつもりでとりかかるようにしました。
資格試験の社内模試で、久しぶりに「テスト」というものを受けたときに、自分の集中力に驚いたんですよね。
「あ、いまめっしゃ集中してたやん。仕事もこんだけやりゃいいんだな。」
と応用することにしたと。
それを勝手に「お受験タイム」と呼んだりしてました。
その内「よし、試験受けてくるか」なんて心の中でつぶやくと、仮想試験会場状態にトランスすることが出来たんです。
フックになってね。
自分なりのフロー状態に入る合図を決めておく
他にも例えば、僕は昔から試験開始と同時にペン回しをするクセがあります。
だから、暗示でペン回しをしてから取りかかるなどしてますね。
残業をなくす経営で有名なトリンプ元社長の吉越氏は「がんばるタイム」と名付け、社員に対して一日の内２〜３時間そういう時間を強制していたようです。
緊急時以外は外界との接触を禁止する徹底ぶりだったそうで。
まあ、いわばその簡易版がこの「お受験タイム」です。
お受験タイムで気をつけるべきこと
1.圧倒的な時間的制約をかけること
大問１０個あってこれをどう解いていくか。
単語問題を片すのか、はたまた文章題を先にさらっとやるのか…
こうした戦略をたてるのは試験では必須です。
なぜか。「それは限られた時間でより多くの問題を解かないといけないから」
６０分という時間的制約があるからこそ効率良くやろうと、テスト開始早々にまずそれを考えるわけですよね。
ケツがなければ、一問目からじっくり解いていけばいいわけですから。
だから、事務処理も同じことをやればいいんです。
試験時間は２０分、問題数は１０問。じゃあ１問２分だな。みたいに、自分で時間を決めて、その時間内でこなす問題数（タスク・書類）を決めて取りかかる。
2.クオリティの問題を気にするな
①10の仕事を100％のクオリティで5個しかこなさない
②10の仕事を65％のクオリティで全て終わらす。
仕事で求められるのは当然後者ですよね。
もちろんクオリティってのはあくまで主観でしかないですが、「もっと出来る」とか「俺のプライドが…」とか言って全てこなせないなんてもってのほか。
どうせ手直しも入るんです。だったら、そこそこにやってさっさと提出してしまったほうが吉です。
で、これってテストも同じじゃないですか？
テストの内、一番難しいであろう問題に時間かけて、「美しく解くんだ」とかいって、意味もなく途中計算とか補助線とか入れちゃって。
結局他の問題を落として、結果その問題はそこそこに全体をちゃんと解いたやつの方が点数高いのはよくある話です。
「でもあいつはあの問題捨ててんだろ。」なんてほざいたところで、点数が高い方（全体のクオリティが高い方）が重要なのは承知のことと思います。
3.馴染みがあるものに変換しろ
よく事務処理はゲームだと思ってやれとかいう人がいますが、僕はそれがなかなかしっくり来ませんでした。
だって、そんなタイムトライアル的な要素って普段の生活の中でなかなかないですよね？
TVゲームだってそんなものないですよ。
でも、我々日本人は小学生の頃からこうした試験を受けているわけですよ。
大体の試験は事務処理形式ですよね。
問題１問、解答用紙は白紙で、各人の創造性を問うみたいな問題は無いですよね。笑
（まあ、たまに事務処理をこのように取り組んでしまっている人もいますが）
せっかく嫌々ずーっとテスト文化に生きてきたんですから、そのテクニックは高いはずなんですよ。
高等事務処理能力を携えているはずなんです。ポテンシャル的には。
だったらそれを使っていきましょう。
マトリクスで優先度を分けるとか、スケジューリングするなんて馴染みのないこと事務処理においてはやらん方がとりあえずはいいと思います。
勉強なんてムダだとか、仕事で役に立たないだとか色々声はありますが、そんなことはございません。
だって、事実僕はこうした形で役にたってますからね。
受験勉強はムダではなかったんです。笑
著者：マイケル・マスターソン
